Digital bogføring - hvad er op og ned?

Bogføringsloven er blevet moderniseret, og ændringerne betyder at arbejdsgange og bogføring skal digitaliseres i danske virksomheder. Det er det centrale i den nye bogføringslov, men hvad skal der til i praksis?  

Et af nutidens mest hypede "buzz words" er "Digital bogføring". Men hvordan skal man egentlig definere det? Den knapt så nye bogføringslov har følgende hovedelementer:

1. Opbevaring i skyen:

• Alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt i skyen hos en udbyder eller en tredjepart i minimum fem år.
• Det betyder at du må slette materiale fra 2018 i år.

2. Sikkerhedskopi:

• Der skal laves sikkerhedskopier at alt regnskabsmaterie og opbevares digitalt i mindst fem år.

3. Daterede registreringer:

• Registreringer skal være tydeligt datostemplet og henvise til et specifikt bilag. Disse registreringer skal jævnligt sikkerhedskopieres.

4. Dokumentation af ændringer:

• Enhver ændring i bilag eller registreringer skal altid registreres og fremgå af systemet.

5. Gendannelse af data:

• Der skal være mulighed for at kunne gendanne bogføringsdata i et maskinlæsbart format.

6. Risikobaseret kontrol:

• Erhvervsstyrelsen har beføjelse til at gennemføre en risikobaseret bogføringskontrol, især hvis virksomheden ikke har indsendt den første årsrapport eller har valgt at undlade revision.

7. Udvidet regnskabsmateriale:

• Regnskabsmaterialet vil fremover inkludere dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.

Hvordan overholder jeg kravene? 

Du skal foretage en kontinuerlig bogføring i et godkendt system, som fx E-conomic eller Dinero. Det er vigtigt at du skanner bilagene ind (det gør også arbejdet nemmere for din revisor).  Derudover skal du også udarbejde en beskrivelse af din virksomheds bogføringsprocedurer. Er det kompliceret? Nej, Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en guide, som kan findes her.

Må jeg så ikke printe alt og opbevare det i mapper? 

Det skal du være velkommen til, men du skal også opbevare det digitalt. Du får formodentlig en bøde, hvis du ikke gør og hvis dit regnskab bliver revideret, så vil du få en fremhævelse i påtegningen om at du ikke overholder reglerne og kan i falde ansvar.

Hvornår skal din virksomhed være klar til digital bogføring?

Der er forskel på, hvornår de nye regler for digital og elektronisk bogføring træder i kraft med den nye bogføringslov. Det afhænger nemlig af, hvilken type virksomhed du har:

• Personligt ejet virksomhed – reglerne træder tidligst i kraft d. 1. juli 2026
• Selskaber – reglerne træder i kraft d. 1. juli 2024
• Foreninger – reglerne træder tidligst i kraft d. 1. juli 2026

Mere info om pligter og hvem der er omfattet:

Hvis du vil have mere info om krav og lignende, så kan du læse denne artikel.

Spørgsmål:

Har ovenstående givet anledning til overvejelser? Så er vi naturligvis til rådighed med råd og vejledning hertil.

Vi står klar på info@rgh.dk eller ring på 5944 6577 eller kontakt din revisor eller bogholder direkte.